İşletme açılışında mali süreçler: ilk 90 günün takvimi

Bir işletmeyi açmak çoğu zaman tek bir an gibi düşünülür: imza atılır, levha asılır, iş başlar. Uygulamada ise açılış, birbirine bağlı bir dizi mali işlemin sıralı biçimde tamamlanmasıdır. Bu yazı, işletme türünden bağımsız olarak ilk 90 günde karşılaşılan başlıkları sade bir takvim halinde toparlıyor. Amaç, hangi konuda uzmanlaşacağınızı anlatmak değil; hangi adımın hangi adımdan önce geldiğini görmenizi sağlamak.

Kuruluştan önce: türü ve sorumluluğu netleştirmek

Şahıs işletmesi, limited şirket ve anonim şirket arasındaki fark yalnızca kuruluş masrafı değildir. Vergilendirme biçimi, ortakların sorumluluğu, kâr dağıtımı ve gelecekteki ortaklık senaryoları bu kararla birlikte şekillenir. Faaliyet konusu, beklenen ciro ve ortak sayısı gibi birkaç somut veriyle bu seçim çoğunlukla birkaç görüşmede netleşir. Bu aşamada bir mali müşavirle çalışmaya başlamak, sonradan geri dönülmesi zor tercihleri baştan doğru kurmanın en kısa yoludur.

Aynı dönemde işletmenin adresi, kira sözleşmesi ve faaliyet kodu (NACE) belirlenir. Faaliyet kodu; hangi vergilere tabi olacağınızı, hangi teşviklerden yararlanabileceğinizi ve sektörel yükümlülükleri etkiler. Bu nedenle en yakın kodu değil, işi en doğru anlatan kodu seçmek gerekir.

İlk 30 gün: tescil, mükellefiyet ve defterler

Ticaret sicil tescili ve vergi dairesine mükellefiyet başvurusu ilk ayın ana işleridir. Süreç işletme türüne göre farklı işler: sermaye şirketlerinde kuruluş MERSİS üzerinden ticaret sicili nezdinde yürütülürken, şahıs işletmelerinde vergi dairesi başvurusu ön plandadır. Yoklama, işe başlama bildirimi ve vergi levhası bu süreçte tamamlanır. Şirketlerde tutulacak yasal defterlerin açılış onayı ile e-Defter ve e-Fatura yükümlülüğünün olup olmadığının belirlenmesi de bu aşamaya denk gelir. Defterler geriye dönük düzeltilmesi güç kayıtlardır; ilk günden doğru düzende başlamak sonraki dönem kapanışlarını kolaylaştırır.

• Ticaret sicil tescili ve ilan
• Vergi dairesi mükellefiyet açılışı ve yoklama
• Yasal defterlerin açılış onayı
• e-Defter, e-Fatura ve e-Arşiv kapsamının belirlenmesi
• Banka hesabı ve ödeme altyapısının işletme adına açılması

İlk 60 gün: belge düzeni ve personel

İkinci ayda işletme fiilen çalışmaya başlamış olur. Bu dönemde en çok karşılaşılan sorun, gider belgelerinin düzensiz toplanmasıdır. Faturaların işletme adına düzenlenmesi, ödemelerin banka üzerinden yapılması ve belgelerin aylık olarak müşavire iletilmesi için basit bir düzen kurulması gerekir. Belge akışı ayrı bir yazının konusu; burada yalnızca şunu not edelim: düzen, belgenin çokluğundan değil, teslim takviminden doğar.

Personel çalıştırılacaksa SGK işyeri dosyasının açılması, bildirimlerin süresinde yapılması ve iş sözleşmelerinin yazılı hâle getirilmesi bu aya sığdırılmalıdır. Burada iki ayrı belge ve iki ayrı süre vardır: işyeri bildirgesi en geç sigortalı çalıştırılmaya başlanılan tarihte, sigortalı işe giriş bildirgesi ise kural olarak çalışmanın başladığı günden en az bir gün önce verilir. Bu kuralın inşaat, balıkçılık ve tarım işyerleri ile ilk defa tescil edilen işyerleri bakımından istisnaları bulunur; işletmenin hangi kapsamda olduğu ayrıca değerlendirilmelidir. Süresinde yapılmayan bildirimler idari para cezasına konu olabilir.

İlk 90 gün: ilk beyannameler ve ilk kapanış

Üçüncü ay, işletmenin ilk beyanname döngüsünü tamamladığı dönemdir. Katma değer vergisi beyannamesi, ücret kesintileri ile sosyal güvenlik bilgilerini birleştiren Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi, geçici vergi ve varsa damga vergisi bu takvimin parçalarıdır. Her mükellef aynı sıklıkta beyanda bulunmaz; katma değer vergisi bakımından bazı mükellefler üçer aylık dönemler hâlinde beyan verebilir. Son günler için GİB Vergi Takvimi esas alınmalıdır. İlk dönem kapanışı, açılıştan bu yana yapılan tüm işlemlerin tutarlılığını görmek için uygun bir andır: Bankadaki hareketler kayıtlarla eşleşiyor mu, kesilen ve alınan faturaların tamamı kayıt altında mı, personel giderleri bordroyla uyumlu mu?

Bu noktada işletme sahibinin elinde iki şey olmalıdır: bir mali takvim ve tek bir muhatap. Takvim, hangi ayın hangi gününde ne beyan edileceğini gösterir; muhatap ise sorunun kime sorulacağını netleştirir. Bu ikisi kurulduğunda ilk 90 gün bir kriz dönemi olmaktan çıkar, işleyen bir düzenin ilk tekrarı haline gelir.

Sık yapılan hatalar

• Kişisel hesaptan işletme harcaması yapmak ve belge almamak
• Faaliyet kodunu işin gerçek konusuna uygun seçmemek
• e-Fatura kapsamına girildiğini geç fark etmek
• İşe giriş bildirimini çalışma başladıktan sonra yapmak
• Beyanname tarihlerini müşavire bırakıp belge teslimini geciktirmek

Kaynaklar

• Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu — mevzuat.gov.tr
• Kuruluş, tescil ve MERSİS işlemleri — ticaret.gov.tr
• Mükellefiyet, e-Belge ve beyanname takvimi — gib.gov.tr
• İşveren yükümlülükleri ve bildirim süreleri — sgk.gov.tr