Muhasebe için belge hazırlama düzeni: aylık teslim takvimi

Muhasebe kayıtlarının doğruluğu, işletmeden müşavire giden belge akışının düzenine bağlıdır. Bu düzen kurulmadığında sorun ay içinde değil, dönem kapanışında ve incelemelerde ortaya çıkar; o noktada geriye dönük telafi etmek hem zor hem masraflıdır.

Belge düzeni çoğu zaman “belgeleri saklamak” gibi anlaşılır. Oysa mesele saklamak değil, belgenin doğru zamanda, doğru biçimde ve eksiksiz olarak kayda girmesidir. Bir gider belgesi işletmenin kasasında duruyor olabilir; kayda girmediyse ne maliyettir ne de gider olarak dikkate alınabilir.

Belge neden ay sonunda değil, akış hâlinde toplanır

Ay sonunda topluca belge derlemek, uygulamada iki sorun üretir. Birincisi, aradan geçen süre içinde bazı belgeler kaybolur ya da hiç alınmamış olduğu fark edilmez. İkincisi, eksik belgenin tedarikçiden yeniden istenmesi gereken durumlarda süre daralır; ay kapandıktan sonra düzenlenen bir belgenin hangi döneme ait olduğu ayrı bir tartışma konusuna dönüşür.

Belge akışı günlük ya da haftalık hâle geldiğinde bu iki sorun da ortadan kalkar. Küçük bir işletmede haftada bir kez yarım saat ayırmak, ay sonunda bir gün kaybetmekten daha az yorucudur.

Hangi belgeler kayıt için yeterlidir

Vergi Usul Kanunu, işlemlerin belgelendirilmesi konusunda hangi vesikaların kullanılacağını sayar. Uygulamada en sık karşılaşılanlar şunlardır:

• Fatura ve e-Arşiv Fatura
• Serbest meslek makbuzu
• Müstahsil makbuzu
• Gider pusulası
• Perakende satış vesikaları — bu grupta ödeme kaydedici cihaz (ÖKC) fişi de yer alır

Burada sık karıştırılan bir ayrım var: banka POS slibi ile ödeme kaydedici cihaz fişi aynı şey değildir. POS slibi, bir ödemenin kartla yapıldığını gösteren bir banka çıktısıdır; ödemenin gerçekleştiğini kanıtlar ama neyin satın alındığını belgelemez. Ödeme kaydedici cihaz fişi ise satışa ilişkin bir vesikadır ve belirli hâllerde geçerli belge sayılır. Bu nedenle “kartla ödedim, slibim var” demek çoğu durumda yeterli olmaz.

Aynı şekilde sipariş onay e-postası, ekran görüntüsü, proforma fatura veya tedarikçinin gönderdiği hesap özeti tek başına kayda esas belge değildir. Bunlar destekleyici kayıtlardır; asıl belgenin yerini tutmazlar.

Belgenin taşıması gereken bilgiler

Belgenin varlığı kadar üzerindeki bilgiler de önemlidir. Bir gider belgesinin işletme adına düzenlenmiş olması, unvanın ve vergi kimlik numarasının doğru yazılması gerekir. Şahıs işletmelerinde belgenin işletme sahibinin adına düzenlenmesi yeterliyken, şirketlerde şirket unvanının kullanılması zorunludur.

Bu ayrıntı özellikle yeni kurulan işletmelerde gözden kaçar. Kuruluşun ilk aylarında yapılan harcamaların bir kısmı kişisel hesaptan ve kişisel ad ile yapılır; sonradan bunların işletme gideri olarak kayda alınması çoğu zaman mümkün olmaz.

Aylık teslim takvimi

Aşağıdaki düzen çoğu işletme için yeterlidir ve alışkanlığa dönüştüğünde ek yük getirmez:

• Ayın ilk haftası: önceki aya ait tüm gelir ve gider belgeleri
• Banka hesap özetleri ve kredi kartı ekstreleri
• Personel değişiklikleri, izin ve rapor bilgileri
• Sözleşme, kira ve demirbaş alımlarına ilişkin belgeler
• Nakit tahsilat ve ödemelere ilişkin kayıtlar

Bu takvimin işlemesi için tek bir şey gerekir: işletme tarafında sorumlu bir kişi. Belge akışının “herkesin işi” olduğu yapılarda düzen kurulamaz.

Banka hareketleri ve kayıt eşleşmesi

Banka hesap özeti, muhasebe kaydının en güçlü doğrulama aracıdır. Her ay banka hareketleri ile kayıtların eşleştirilmesi, eksik belgeyi ay kapanmadan görünür kılar: bankada çıkan ama karşılığında belge bulunmayan bir ödeme, eksik belgenin habercisidir.

Ayrıca belirli tutarı aşan tahsilat ve ödemelerin banka, PTT veya finans kurumları aracılığıyla yapılması ve bunun tevsik edilmesi yönünde bir zorunluluk bulunmaktadır. Bu tutar dönem dönem güncellendiğinden, güncel haddin Gelir İdaresi Başkanlığı düzenlemelerinden teyit edilmesi gerekir.

Yasal defterler ve onay süreleri

Belge düzeni, defter düzeninden ayrı düşünülemez. Tutulması zorunlu defterlerin açılış onaylarının yanı sıra, bazı defterler için kapanış onayı da öngörülmüştür. Yevmiye defteri ve yönetim organı karar defteri bakımından kapanış onayı süreleri birbirinden farklıdır ve bu süreler kaçırıldığında idari yaptırım gündeme gelir.

Onay süreleri Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu düzenlemelerine göre belirlenir; her yıl için geçerli takvim mevzuat.gov.tr üzerinden ve meslek odalarının yayımladığı sirkülerlerden izlenmelidir.

Sık karşılaşılan hatalar

• Kişisel hesaptan işletme harcaması yapmak ve belgeyi işletme adına almamak
• POS slibini gider belgesi sanmak
• e-Arşiv faturaların yalnızca e-postada durması, muhasebeye iletilmemesi
• Ay kapandıktan sonra “unutulmuş” belgeleri toplu hâlde göndermek
• Banka mutabakatını yılda bir kez, dönem sonunda yapmak
• Demirbaş alımlarını normal gider gibi iletmek, amortisman gerektirdiğini bildirmemek

Düzen kurulduğunda ne değişir

Belge düzeni oturduğunda beyanname dönemleri kriz olmaktan çıkar. Aylık mizan ay kapanır kapanmaz hazır olur; işletme sahibi kârlılığını yıl sonunda değil her ay görür. Bir incelemede istenen belge dakikalar içinde bulunur.

Bu kazanımların hiçbiri karmaşık bir sistem gerektirmez. Gereken tek şey, belgenin teslim takvimine bağlanmasıdır.

Kaynaklar

• Vergi Usul Kanunu — mevzuat.gov.tr
• Gelir İdaresi Başkanlığı, mükellef rehberleri ve tebliğler — gib.gov.tr
• Beyanname ve ödeme son günleri için GİB Vergi Takvimi — gib.gov.tr/vergi-takvimi